Kiedy zaczynasz nową pracę, proces osiedlania się może być całkiem znośny lub skomplikowany, w zależności od kultury organizacyjnej firmy lub przedsiębiorstwa, niektórzy dadzą ci świetne wprowadzenie, podczas gdy inne miejsca będą po prostu oczekiwać, że wykonasz i będziesz pracować od razu.
Dla każdego stanowiska można by to zarządzać, ale nie porównuje dopasowania każdego innego stanowiska do recepcjonisty, ponieważ ta osoba będzie główną twarzą dla publiczności.
Przyjrzyjmy się funkcjom recepcjonisty w każdej dziedzinie, abyś mógł wyróżnić się w swojej pracy:
Recepcjoniści witają klientów lub innych gości; siedząc lub stojąc za biurkiem lub ladą, witają publiczność po przybyciu i zajmują się jej różnymi prośbami. Mogą one również pełnić inne funkcje, takie jak przetwarzanie tekstów, umawianie spotkań, przygotowywanie faktur, pobieranie płatności i odpowiadanie na prośby o informacje składane telefonicznie lub pocztą elektroniczną.
W niektórych przypadkach, zwłaszcza w przypadku mniejszych firm, zadania recepcjonistek zwykle pokrywają się z zadaniami asystentki administracyjnej, która z kolei może obejmować funkcje kadrowe (księgowość i logistyka). Recepcjoniści są często rekrutowani do pracy w różnych instytucjach i miejscach komercyjnych, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Ich funkcje różnią się w zależności od stanowiska, od rodzaju firmy, w której pracują, np. biuro, hotel, ośrodek zdrowia, klinika dentystyczna, szpital, wydział rady, szkoła lub uniwersytet, budynek publiczny, salon piękności lub centrum rekreacyjne.
Z kolei recepcjoniści kierują gości do osoby, z którą chcą się spotkać, odpowiadają na pytania (twarzą w twarz, przez telefon i pocztę elektroniczną), udzielają informacji lub przyjmują wiadomości dla personelu.
W biurze, recepcjoniści witają ludzi w momencie ich przybycia i dają każdej osobie identyfikator. Mogą wskazać odwiedzającym miejsce, w którym będą mogli poczekać, aż nadejdzie czas spotkania lub aż osoba, z którą chcą się spotkać, będzie wolna. Niektórzy recepcjoniści organizują dla gości napoje, takie jak woda, herbata i kawa.
Z kolei w hotelach recepcjoniści meldują gości, wręczają im klucze i kierują do pokoi. Udzielają one Gościom informacji na temat lokalnych atrakcji i obszarów zainteresowania.
Recepcjoniści dla dentystów, lekarzy i optyków umawiają się na wizyty; niektórzy stosują z góry ustalony system, a inni dzwonią do pacjenta, kiedy lekarz lub dentysta będzie mógł go odwiedzić. Często mają do czynienia z poufnymi informacjami.
W salonie fryzjerskim lub kosmetycznym, spa lub centrum rekreacyjnym recepcjonista przyjmuje rezerwacje, wita klientów, pobiera opłaty i sprzedaje produkty.
Recepcjoniści mogą być odpowiedzialni za utrzymanie porządku w recepcji. Mogą na przykład zorganizować materiały do czytania w poczekalni ogólnej lub umieścić broszury i dokumentację zdrowotną w recepcji lekarskiej.
Z tego, co powiedzieliśmy, możemy następnie wyodrębnić główne funkcje każdej recepcjonistki, niezależnie od sektora, w którym pracują, każda recepcjonistka będzie musiała spełniać następujące zadania.
Recepcjonista jest odpowiedzialny za witanie gości w odpowiedni sposób. Określanie w sposób profesjonalny potrzeb gościa i prowadzenie ich ewidencji. Są też odpowiedzialni za prawidłowe kierowanie ich do właściwej osoby. Oraz zapewnienie zaplecza ich pracy dla dyrektora firmy podczas jego nieobecności w recepcji.
Kolejną funkcją recepcjonisty jest skupienie się na odbieraniu i kierowaniu połączeń przychodzących w odpowiedni i terminowy sposób. Znajomość celu rozmowy, obsługa zapytań i udzielanie prawidłowych informacji, kierowanie rozmów do właściwej osoby w firmie. Z kolei dostarczanie informacji współpracownikom w sposób dokładny i kompletny.
Zarządzanie pocztą elektroniczną skupia się na sortowaniu i dystrybucji przychodzących wiadomości e-mail. Przygotowywanie kampanii poczty wychodzącej lub poczty, która musi być fizycznie odebrana. Jak również organizowanie wszystkich przychodzących i wychodzących przesyłek kurierskich. Teraz, wraz z postępem nowych technologii, jedną z funkcji recepcjonisty jest obsługa firmowych portali społecznościowych.
Wyróżnia się monitorowaniem lub pilnowaniem osób, które wchodzą do placówki i przechodzą przez drzwi recepcyjne. Organizowanie przepustek dla gości w razie potrzeby, zgłaszanie podejrzanej aktywności w razie wykrycia. Ta funkcja recepcjonistów może być przełożona na zarządzanie wykorzystaniem spersonalizowanego zapisu za pomocą kamer monitoringu.
Ta czynność recepcjonisty dotyczy monitorowania i rejestrowania płatności gotówkowych, sporządzania bilansów i bonów. Jak również podstawowe funkcje i prowadzenie księgowości w wielu przypadkach.
Powiązane artykuły:
Otwierając centrum sportowe lub siłownię, należy wziąć pod uwagę wiele kwestii. Wszystkie z nich wiążą się ze znaczną inwestycją czasu i pieniędzy w prowadzenie firmy. Jest jednak jeden...
Projektowanie logo jest jednym z najważniejszych kroków w planie marketingowym każdej firmy. Jeśli zamierzasz otworzyć nowe studio tatuażu, projekt logo ma kluczowe znaczenie dla przekazania...
Strona główna Blog AgendaPro Estetyka Jak zwiększyć rentowność ... Często rozwój biznesu nie oznacza...
0Komentarze